Sistem Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management Systems/BPMS) kini memanfaatkan teknologi untuk mengoordinasikan, memvisualisasikan, dan mengoptimalkan pendekatan yang berorientasi pada proses tanpa pengkodean.
////

Bagaimana cara mengotomatiskan proses bisnis dan pengetahuan yang diperlukan tanpa satu baris kode pun?

Sistem Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management Systems/BPMS) kini memanfaatkan teknologi untuk mengoordinasikan, memvisualisasikan, dan mengoptimalkan pendekatan yang berorientasi pada proses tanpa pengkodean.

Dalam lanskap bisnis saat ini, sudah diakui secara luas bahwa efisiensi organisasi bergantung pada pengelolaan proses daripada mengelompokkan tugas-tugas di dalam departemen yang membentuk struktur organisasi. Dengan tujuan ini, muncullah metodologi manajemen yang disebut Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management/BPM). BPM membantu menyederhanakan dan mengkoordinasikan proses organisasi untuk memastikan pengembangannya yang efisien.

Namun, kemajuan teknologi telah menunjukkan keampuhannya dalam mengimplementasikan BPM dengan sukses. Dalam konteks ini, Sistem Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management Systems - BPMS) telah muncul, memungkinkan koordinasi, visualisasi, dan optimalisasi proses bisnis yang efisien tanpa perlu pemrograman.

BPMS secara grafis memodelkan proses-proses

BPMS secara visual mewakili proses melalui diagram grafis. Informasi terperinci, termasuk deskripsi tugas, panduan cara, sumber daya yang diperlukan, teknologi yang diperlukan, pihak yang bertanggung jawab, dan perkiraan waktu pelaksanaan, dilampirkan pada diagram-diagram ini. Representasi grafis dari proses ini memfasilitasi pengelolaan orang, sumber daya, dan informasi yang lebih efektif di dalam organisasi.

BPMS secara grafis merancang proses yang akan dilakukan dan menggabungkan pengetahuan yang dibutuhkan. Para pekerja tidak lagi harus berkoordinasi satu sama lain, mereka hanya mengikuti instruksi tugas yang diperintahkan oleh BPMS pada saat tertentu.

Jose Aurelio Medina-Garrido

Dapatkah BPMS mendukung manajemen pengetahuan yang dibutuhkan oleh proses?

Memang benar, BPMS mengoptimalkan proses dan memastikan bahwa karyawan memiliki akses ke pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas yang diberikan pada proses ini. Karena pelaksanaan tugas proses yang tepat membutuhkan pengetahuan tentang cara melaksanakannya, manajemen pengetahuan menjadi sangat penting dalam merancang diagram yang digunakan BPMS untuk mewakili proses organisasi.

Penelitian ini mengevaluasi efektivitas penggunaan BPMS untuk manajemen pengetahuan dalam pengaturan organisasi. Untuk mencapai hal ini, sebuah model teoritis yang inovatif dikembangkan, dengan mengintegrasikan konsep-konsep dari model klasik keberhasilan dalam mengimplementasikan sistem informasi perusahaan. Pendekatan ini memungkinkan kami untuk menganalisis secara komprehensif variabel-variabel penentu yang mempengaruhi efektivitas penggunaan BPMS dalam hal manajemen pengetahuan. Penelitian ini melibatkan analisis komprehensif terhadap data yang dikumpulkan dari 242 pengguna BPMS yang berpengalaman untuk memvalidasi model teoritis. Keragaman dan pengalaman dari kelompok pengguna ini memberikan dasar yang kuat untuk mengevaluasi persepsi utilitas dan pemanfaatan BPMS dalam konteks manajemen pengetahuan.

Hasil penelitian dengan jelas menekankan bahwa kunci untuk berhasil memasukkan manajemen pengetahuan ke dalam BPMS terletak pada persepsi pengguna terhadap kegunaannya. Dengan kata lain, ketika pengguna menganggap BPMS sebagai alat yang berguna untuk manajemen pengetahuan, maka akan tercipta predisposisi positif, yang memfasilitasi penerimaan dan penggunaannya. Temuan ini sangat penting, menggarisbawahi pentingnya mengkomunikasikan manfaat BPMS secara efektif dalam manajemen pengetahuan untuk memaksimalkan penerapannya dan pemanfaatannya secara menyeluruh dalam lingkup organisasi.

Kredit. Midjourney

Contoh: Perusahaan pengelola Pelabuhan

Pertimbangkan perusahaan pengelola pelabuhan yang proses bisnisnya dapat bertransformasi secara signifikan dengan menerapkan BPMS. BPMS terbukti membantu dalam mengoordinasikan dan mengotomatiskan tugas-tugas penting dalam operasi pelabuhan, seperti manifes kargo, deklarasi bea cukai, manajemen timbangan, dan penanganan barang berbahaya. Keunikan sistem ini terletak pada kemampuannya untuk meningkatkan efisiensi tanpa memerlukan perubahan pada sistem yang sudah ada yang secara tradisional didukung oleh teknologi EDI.

Dalam konteks ini, BPMS dapat secara grafis memodelkan proses-proses spesifik ini di sektor pelabuhan, memberikan informasi terperinci kepada pekerja tentang setiap tugas. Pekerja dapat mengakses pengetahuan yang tersimpan dalam sistem, yang memandu mereka selangkah demi selangkah dalam melakukan tugas mereka. Selain itu, sistem menunjukkan sumber daya mana, termasuk perangkat lunak yang ada, yang harus digunakan pada setiap tahap proses. Persepsi kegunaan pengguna sangat penting dalam menentukan penerimaan dan keberhasilan implementasi sistem.

Selain itu, pada tahap desain, mengintegrasikan pengetahuan yang diperlukan untuk pelaksanaan proses yang efisien ke dalam BPMS menjadi faktor penentu untuk mencapai efisiensi operasional yang maksimal dalam manajemen pelabuhan. Dengan memasukkan pengetahuan spesifik ke dalam setiap tugas selama pemodelan proses, BPMS menjadi alat yang mengkoordinasikan aktivitas dan bertindak sebagai gudang pengetahuan yang dinamis. Pendekatan ini memastikan bahwa pekerja memiliki akses instan dan kontekstual ke informasi penting, yang secara signifikan meningkatkan pengambilan keputusan dan mengurangi potensi kesalahan dalam pelaksanaan tugas.

Selain itu, dengan memberikan panduan terperinci tentang cara melakukan setiap tugas dan sumber daya yang digunakan, BPMS memfasilitasi pelaksanaan yang tepat dan efisien sejak awal. Kemampuan untuk mengelola kedua proses dan pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakannya memperkuat posisi BPMS sebagai alat yang berharga untuk optimalisasi proses dalam manajemen pelabuhan. Dengan demikian, persepsi utilitas pengguna ditingkatkan dengan merasakan langsung manfaat manajemen pengetahuan yang efektif pada setiap tahap proses.

Implikasi praktis

Implikasi praktis yang diperoleh dari hasil penelitian kami sangat relevan, terutama dalam konteks keberhasilan implementasi BPMS, dengan fokus khusus pada manajemen pengetahuan yang diperlukan untuk proses bisnis. Premis dasar yang disoroti dalam analisis kami adalah bahwa persepsi pengguna tentang kegunaan sangat penting untuk menggabungkan manajemen pengetahuan secara efektif melalui BPMS. Dalam hal ini, rekomendasi berikut ini diusulkan untuk kepemimpinan organisasi yang ingin menerapkan sistem tersebut:

  • Komunikasi: Pimpinan harus mengkomunikasikan kepada para pekerja tentang manfaat penggunaan BPMS untuk manajemen pengetahuan. Hal ini dapat membantu memperkuat persepsi pengguna terhadap kegunaan sistem.
  • Pelatihan dan demonstrasi: Memberikan pelatihan khusus dan melakukan demonstrasi praktis tentang penggunaan BPMS untuk manajemen pengetahuan akan meningkatkan kepercayaan diri pengguna dan memperkuat pemahaman mereka tentang bagaimana alat ini dapat memfasilitasi pelaksanaan tugas yang efisien.
  • Umpan balik pengguna: Memperoleh pendapat, pengalaman, dan saran dari pengguna akan memungkinkan penggabungannya ke dalam fungsionalitas sistem dan berkontribusi pada basis pengetahuan, yang sangat membantu untuk proses yang dimasukkan dalam fase desain.
  • Pengakuan publik atas perbaikan: Pengakuan publik atas peningkatan yang dicapai dengan menggunakan sistem akan memperkuat persepsi positif pengguna terhadap kegunaannya. Menyoroti kisah sukses dan testimoni pengguna dari mereka yang telah merasakan manfaat yang nyata akan membantu mengkonsolidasikan penerimaan BPMS sebagai alat yang berguna dalam mengelola proses dan pengetahuan yang dibutuhkan.

Secara ringkas, implikasi praktis dari penelitian ini menggarisbawahi pentingnya kepemimpinan organisasi dalam mengembangkan tindakan yang memperkuat persepsi pengguna mengenai kegunaan BPMS, kemampuan mereka untuk mengelola proses, dan pengetahuan yang mereka butuhkan. Beberapa tindakan yang disarankan untuk mencapai hal ini termasuk komunikasi yang jelas, pelatihan dan demonstrasi, permintaan umpan balik dari pengguna, dan pengakuan atas pencapaian.

🔬🧫🧪🔍🤓👩‍🔬🦠🔭📚

Referensi jurnal

Martín-Navarro, A., Lechuga Sancho, M. P., & Medina-Garrido, J. A. (2023). Determinants of BPMS use for knowledge management. Journal of Knowledge Management. https://doi.org/10.1108/JKM-07-2022-0537

Dr Alicia Martín Navarro, sejak bergabung dengan Universitas Cadiz pada tahun 2009, unggul sebagai ahli dalam bidang Kewirausahaan dan Manajemen Sistem Informasi. Tesis doktoral nya, "Dampak BPMS pada Proses Organisasi dan Manajemen Pengetahuan," menggarisbawahi fokusnya pada teknologi bisnis. Dengan berbagai publikasi di JCR, penelitiannya berkisar pada perpaduan antara teknologi dan kewirausahaan. Sebagai salah satu penulis dari beberapa buku dan bab buku, dan dengan kontribusi penting untuk jurnal internasional seperti Studies in Higher Education dan Expert Systems with Applications, ia menunjukkan kontribusi yang signifikan untuk bidang ini. Selain itu, ia juga menjadi pembicara tamu di berbagai konferensi internasional. Secara aktif terlibat dalam proyek-proyek penelitian, saat ini beliau menjabat sebagai Wakil Direktur INDESS (Institute for Sustainable Social Development) di Universitas Cadiz, Spanyol. Pengalamannya sebelumnya di perusahaan multinasional, memimpin tim dan mengelola unit bisnis, melengkapi perspektif holistiknya tentang kewirausahaan, manajemen bisnis, dan kepemimpinan teknologi, yang membawa wawasan unik ke dalam upaya akademisnya.

Dr María Paula Lechuga Sancho adalah seorang Lektor Kepala di Departemen Organisasi Bisnis, Universitas Cadiz, dan seorang peneliti di Institut Penelitian Universitas untuk Pembangunan Sosial Berkelanjutan (INDESS). Minat penelitian utamanya meliputi tanggung jawab sosial, sistem informasi, dan kewirausahaan. Dalam beberapa tahun terakhir, ia memiliki spesialisasi dalam menerapkan metode bibliometrik dalam Bisnis dan Manajemen. Saat ini, ia terlibat dalam proyek kompetitif nasional yang berfokus pada penemuan hubungan yang kompleks dan tersembunyi dalam pengembangan dan transfer pengetahuan melalui teknik cerdas. Karyanya telah dipublikasikan di berbagai jurnal, termasuk Jurnal Internasional Manajemen Perhotelan Kontemporer, Jurnal Manajemen Pengetahuan, Sistem Pakar dengan Aplikasi, Jurnal Produksi Bersih, Studi dalam Pendidikan Tinggi, Personnel Review, Jurnal Internasional Sistem dan Manajemen Tangkas, Jurnal Makanan Inggris, Jurnal Manajemen Industri & Sistem Data, Profesional de la Información, Jurnal Manajemen dan Pengembangan Perusahaan, Tinjauan Akuntansi Spanyol, Revista Española de Documentación Científica, dan Jurnal Tanggung Jawab Sosial, di antaranya.

Dr Jose Aurelio Medina-Garrido, anggota terhormat dari Departemen Organisasi Bisnis dan INDESS (Institut Universitas untuk Pembangunan Sosial Berkelanjutan) di Universitas Cadiz, adalah seorang pemimpin akademis berpengalaman yang berfokus pada kewirausahaan dan manajemen sistem informasi. Dengan lebih dari 80 publikasi penelitian yang memiliki dampak besar, termasuk artikel di jurnal berdampak besar seperti JCR dan SJR, kontribusinya pada jurnal seperti International Small Business Journal dan International Journal of Hospitality Management telah mendapatkan banyak kutipan. Beliau adalah pemimpin kelompok penelitian "Tantangan Baru untuk Manajemen Kewirausahaan: Sistem Informasi, Keberlanjutan, dan Kewirausahaan (NewReD)" dan memimpin proyek "Penentu dan dampak sosial-ekonomi dari kewirausahaan yang berpotensi tinggi" dan "Faktor-faktor keberhasilan untuk perusahaan rintisan dengan pertumbuhan tinggi," yang mencerminkan kemampuan penelitian strategisnya. Beliau telah berpartisipasi dalam lebih dari 32 kontrak transfer hasil penelitian universitas-industri. Saat ini, beliau juga mengajar kewirausahaan dan manajemen sistem informasi.