Dalam lanskap bisnis saat ini, sudah diakui secara luas bahwa efisiensi organisasi bergantung pada pengelolaan proses daripada mengelompokkan tugas-tugas di dalam departemen yang membentuk struktur organisasi. Dengan tujuan ini, muncullah metodologi manajemen yang disebut Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management/BPM). BPM membantu menyederhanakan dan mengkoordinasikan proses organisasi untuk memastikan pengembangannya yang efisien.
Namun, kemajuan teknologi telah menunjukkan keampuhannya dalam mengimplementasikan BPM dengan sukses. Dalam konteks ini, Sistem Manajemen Proses Bisnis (Business Process Management Systems - BPMS) telah muncul, memungkinkan koordinasi, visualisasi, dan optimalisasi proses bisnis yang efisien tanpa perlu pemrograman.
BPMS secara grafis memodelkan proses-proses
BPMS secara visual mewakili proses melalui diagram grafis. Informasi terperinci, termasuk deskripsi tugas, panduan cara, sumber daya yang diperlukan, teknologi yang diperlukan, pihak yang bertanggung jawab, dan perkiraan waktu pelaksanaan, dilampirkan pada diagram-diagram ini. Representasi grafis dari proses ini memfasilitasi pengelolaan orang, sumber daya, dan informasi yang lebih efektif di dalam organisasi.
BPMS secara grafis merancang proses yang akan dilakukan dan menggabungkan pengetahuan yang dibutuhkan. Para pekerja tidak lagi harus berkoordinasi satu sama lain, mereka hanya mengikuti instruksi tugas yang diperintahkan oleh BPMS pada saat tertentu.
Jose Aurelio Medina-Garrido
Dapatkah BPMS mendukung manajemen pengetahuan yang dibutuhkan oleh proses?
Memang benar, BPMS mengoptimalkan proses dan memastikan bahwa karyawan memiliki akses ke pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas yang diberikan pada proses ini. Karena pelaksanaan tugas proses yang tepat membutuhkan pengetahuan tentang cara melaksanakannya, manajemen pengetahuan menjadi sangat penting dalam merancang diagram yang digunakan BPMS untuk mewakili proses organisasi.
Penelitian ini mengevaluasi efektivitas penggunaan BPMS untuk manajemen pengetahuan dalam pengaturan organisasi. Untuk mencapai hal ini, sebuah model teoritis yang inovatif dikembangkan, dengan mengintegrasikan konsep-konsep dari model klasik keberhasilan dalam mengimplementasikan sistem informasi perusahaan. Pendekatan ini memungkinkan kami untuk menganalisis secara komprehensif variabel-variabel penentu yang mempengaruhi efektivitas penggunaan BPMS dalam hal manajemen pengetahuan. Penelitian ini melibatkan analisis komprehensif terhadap data yang dikumpulkan dari 242 pengguna BPMS yang berpengalaman untuk memvalidasi model teoritis. Keragaman dan pengalaman dari kelompok pengguna ini memberikan dasar yang kuat untuk mengevaluasi persepsi utilitas dan pemanfaatan BPMS dalam konteks manajemen pengetahuan.
Hasil penelitian dengan jelas menekankan bahwa kunci untuk berhasil memasukkan manajemen pengetahuan ke dalam BPMS terletak pada persepsi pengguna terhadap kegunaannya. Dengan kata lain, ketika pengguna menganggap BPMS sebagai alat yang berguna untuk manajemen pengetahuan, maka akan tercipta predisposisi positif, yang memfasilitasi penerimaan dan penggunaannya. Temuan ini sangat penting, menggarisbawahi pentingnya mengkomunikasikan manfaat BPMS secara efektif dalam manajemen pengetahuan untuk memaksimalkan penerapannya dan pemanfaatannya secara menyeluruh dalam lingkup organisasi.
Contoh: Perusahaan pengelola Pelabuhan
Pertimbangkan perusahaan pengelola pelabuhan yang proses bisnisnya dapat bertransformasi secara signifikan dengan menerapkan BPMS. BPMS terbukti membantu dalam mengoordinasikan dan mengotomatiskan tugas-tugas penting dalam operasi pelabuhan, seperti manifes kargo, deklarasi bea cukai, manajemen timbangan, dan penanganan barang berbahaya. Keunikan sistem ini terletak pada kemampuannya untuk meningkatkan efisiensi tanpa memerlukan perubahan pada sistem yang sudah ada yang secara tradisional didukung oleh teknologi EDI.
Dalam konteks ini, BPMS dapat secara grafis memodelkan proses-proses spesifik ini di sektor pelabuhan, memberikan informasi terperinci kepada pekerja tentang setiap tugas. Pekerja dapat mengakses pengetahuan yang tersimpan dalam sistem, yang memandu mereka selangkah demi selangkah dalam melakukan tugas mereka. Selain itu, sistem menunjukkan sumber daya mana, termasuk perangkat lunak yang ada, yang harus digunakan pada setiap tahap proses. Persepsi kegunaan pengguna sangat penting dalam menentukan penerimaan dan keberhasilan implementasi sistem.
Selain itu, pada tahap desain, mengintegrasikan pengetahuan yang diperlukan untuk pelaksanaan proses yang efisien ke dalam BPMS menjadi faktor penentu untuk mencapai efisiensi operasional yang maksimal dalam manajemen pelabuhan. Dengan memasukkan pengetahuan spesifik ke dalam setiap tugas selama pemodelan proses, BPMS menjadi alat yang mengkoordinasikan aktivitas dan bertindak sebagai gudang pengetahuan yang dinamis. Pendekatan ini memastikan bahwa pekerja memiliki akses instan dan kontekstual ke informasi penting, yang secara signifikan meningkatkan pengambilan keputusan dan mengurangi potensi kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
Selain itu, dengan memberikan panduan terperinci tentang cara melakukan setiap tugas dan sumber daya yang digunakan, BPMS memfasilitasi pelaksanaan yang tepat dan efisien sejak awal. Kemampuan untuk mengelola kedua proses dan pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakannya memperkuat posisi BPMS sebagai alat yang berharga untuk optimalisasi proses dalam manajemen pelabuhan. Dengan demikian, persepsi utilitas pengguna ditingkatkan dengan merasakan langsung manfaat manajemen pengetahuan yang efektif pada setiap tahap proses.
Implikasi praktis
Implikasi praktis yang diperoleh dari hasil penelitian kami sangat relevan, terutama dalam konteks keberhasilan implementasi BPMS, dengan fokus khusus pada manajemen pengetahuan yang diperlukan untuk proses bisnis. Premis dasar yang disoroti dalam analisis kami adalah bahwa persepsi pengguna tentang kegunaan sangat penting untuk menggabungkan manajemen pengetahuan secara efektif melalui BPMS. Dalam hal ini, rekomendasi berikut ini diusulkan untuk kepemimpinan organisasi yang ingin menerapkan sistem tersebut:
- Komunikasi: Pimpinan harus mengkomunikasikan kepada para pekerja tentang manfaat penggunaan BPMS untuk manajemen pengetahuan. Hal ini dapat membantu memperkuat persepsi pengguna terhadap kegunaan sistem.
- Pelatihan dan demonstrasi: Memberikan pelatihan khusus dan melakukan demonstrasi praktis tentang penggunaan BPMS untuk manajemen pengetahuan akan meningkatkan kepercayaan diri pengguna dan memperkuat pemahaman mereka tentang bagaimana alat ini dapat memfasilitasi pelaksanaan tugas yang efisien.
- Umpan balik pengguna: Memperoleh pendapat, pengalaman, dan saran dari pengguna akan memungkinkan penggabungannya ke dalam fungsionalitas sistem dan berkontribusi pada basis pengetahuan, yang sangat membantu untuk proses yang dimasukkan dalam fase desain.
- Pengakuan publik atas perbaikan: Pengakuan publik atas peningkatan yang dicapai dengan menggunakan sistem akan memperkuat persepsi positif pengguna terhadap kegunaannya. Menyoroti kisah sukses dan testimoni pengguna dari mereka yang telah merasakan manfaat yang nyata akan membantu mengkonsolidasikan penerimaan BPMS sebagai alat yang berguna dalam mengelola proses dan pengetahuan yang dibutuhkan.
Secara ringkas, implikasi praktis dari penelitian ini menggarisbawahi pentingnya kepemimpinan organisasi dalam mengembangkan tindakan yang memperkuat persepsi pengguna mengenai kegunaan BPMS, kemampuan mereka untuk mengelola proses, dan pengetahuan yang mereka butuhkan. Beberapa tindakan yang disarankan untuk mencapai hal ini termasuk komunikasi yang jelas, pelatihan dan demonstrasi, permintaan umpan balik dari pengguna, dan pengakuan atas pencapaian.
🔬🧫🧪🔍🤓👩🔬🦠🔭📚
Referensi jurnal
Martín-Navarro, A., Lechuga Sancho, M. P., & Medina-Garrido, J. A. (2023). Determinants of BPMS use for knowledge management. Journal of Knowledge Management. https://doi.org/10.1108/JKM-07-2022-0537
